CRM и автоматизация · Приоритетное направление

Автоматизация бизнес-процессов

Находим операции, которые сотрудники выполняют руками каждый день, и переносим их в автоматические сценарии. Данные передаются между системами сами, статусы видны всем участникам, а ошибки перестают быть нормой.

Обсудить задачуЧто входит

Результат проекта

  • 01Меньше ручных действий и повторного ввода данных
  • 02Статус задачи или заявки виден без переписки
  • 03Качество данных перестаёт зависеть от внимательности

Состав решения

Что входит в проект

Автоматизировать хаос бессмысленно. Сначала описываем процесс как он есть, выбираем один сценарий с наибольшим эффектом и делаем его — потом переходим к следующему.

Подробности

Как устроена работа

01

Диагностика

Считаем, сколько времени уходит на повторяющиеся операции и во что обходятся ошибки. Это даёт основание для приоритетов: автоматизируем то, что дорого стоит, а не то, что проще сделать.

  • Затраты времени на рутину
  • Стоимость типовых ошибок
  • Приоритет по эффекту, а не по простоте

02

Карта процесса

Рисуем процесс целиком: кто что делает, откуда берёт данные, куда передаёт. На схеме сразу видны двойной ввод, лишние согласования и места, где работа ждёт человека.

  • Все участники и передачи
  • Точки двойного ввода данных
  • Ожидания и простои

03

Выбор приоритетного сценария

Начинаем с одного процесса, который выполняется часто и даёт заметный эффект. Пилот на узком участке безопаснее и убедительнее, чем попытка перестроить всё сразу.

  • Один процесс вместо всех сразу
  • Частота выполнения как критерий
  • Понятный измеримый результат

04

Правила и триггеры

Описываем условия запуска и действия: что происходит при новой заявке, при смене статуса, при истечении срока. Правила формулируем так, чтобы их понимал не только разработчик.

  • Явные условия запуска
  • Последовательность действий
  • Ответственный за каждый шаг

05

Интеграции

Связываем системы напрямую через API или готовые коннекторы. Задача — исключить перенос данных руками: он и медленный, и главный источник расхождений между системами.

  • Прямая передача вместо копирования
  • Единый источник истины для каждого поля
  • Сверка данных между системами

06

Исключения

Реальные процессы состоят из исключений: клиент передумал, документ пришёл с ошибкой, товара нет на складе. Их надо описать явно, иначе автоматизация ломается на первой нестандартной ситуации.

  • Перечень нестандартных ситуаций
  • Ручное вмешательство там, где нужно
  • Возврат процесса в нормальное течение

07

Мониторинг

Настраиваем наблюдение за сценариями: сколько запусков прошло, сколько завершилось ошибкой, где скопилась очередь. Сбой должен быть заметен раньше, чем о нём сообщит клиент.

  • Журнал запусков и ошибок
  • Оповещения ответственным
  • Повтор операции без дублей

08

Измерение эффекта

Через месяц после запуска сравниваем показатели с исходными: время выполнения, число ошибок, количество ручных действий. Если эффекта нет, разбираемся почему, а не добавляем новые сценарии.

  • Сравнение с исходными замерами
  • Время выполнения и число ошибок
  • Решение о следующем сценарии

Этапы

Понятный маршрут проекта

Первый сценарий обычно запускается за несколько недель. Дальнейший срок зависит от числа процессов и доступности API у систем: закрытые системы без интерфейса обмена требуют обходных решений и дополнительного времени.

  1. Этап 01

    Диагностика

    Замеры по времени и ошибкам, список процессов-кандидатов

  2. Этап 02

    Проектирование процесса

    Карта процесса, правила, исключения и схема интеграций

  3. Этап 03

    Пилот

    Один работающий автоматизированный сценарий на реальных данных

  4. Этап 04

    Масштабирование

    Перенос подхода на остальные процессы и отчёт по эффекту

Из чего складывается
стоимость

Мы не публикуем прайс со средними цифрами: одна и та же услуга в разных проектах отличается по объёму в разы. Оценку даём после короткого разбора вводных — что уже есть, что нужно сделать и к какому сроку.

Получить оценку

На стоимость влияет

  • Количество автоматизируемых процессов
  • Число систем, которые нужно связать
  • Количество исключений и нестандартных ситуаций
  • Объём и частота передаваемых данных
  • Требования к мониторингу и надёжности

Вопросы

Частые вопросы

Больше всего — от числа систем и количества исключений. Простой сценарий между двумя сервисами с открытыми API стоит недорого, а процесс с пятью участниками и десятком нестандартных ситуаций требует заметно больше проработки.

Диагностика и проектирование занимают одну–две недели, пилотный сценарий — ещё несколько. Основной риск по срокам — закрытые системы, у которых нет нормального API: обходные решения делаются дольше.

Так и рекомендуем. Диагностика с картой процесса — самостоятельный результат: вы увидите, где теряется время, и сможете оценить эффект до того, как что-то автоматизировать.

Возможность поговорить с людьми, которые выполняют работу руками, доступ к используемым системам и честный рассказ об исключениях. Именно исключения чаще всего определяют реальную сложность.

Для этого есть журнал запусков, оповещения и возможность повторить операцию. Критичные шаги на старте оставляем с подтверждением человеком, а полностью автоматическими делаем после периода наблюдения.

Не обязательно. Автоматизировать можно и обмен между сайтом, таблицами и учётной системой. Но если процесс завязан на продажи, CRM обычно становится центром, вокруг которого удобнее строить остальное.

Смотрите также

Связанные услуги

Автоматизация бизнес-процессов

Обсудим задачу?
Ответим с оценкой.

Услуга подставится в заявку автоматически — выбирать её заново не придётся.

Получить оценкуНаписать в Telegram